Dans le cadre de la gestion RH en entreprise, l’entretien de parcours professionnel fait partie des obligations RH de l’employeur à respecter. Cette démarche s’inscrit dans une politique globale de gestion des ressources humaines visant à accompagner les salariés, développer les compétences et sécuriser les pratiques RH de l’entreprise.
L’entretien professionnel change de nom et devient désormais « l’entretien de parcours professionnel ». Derrière cette évolution, l’objectif reste le même : accompagner les salariés dans leur parcours tout en aidant les entreprises à anticiper leurs besoins en compétences.
Pour les petites entreprises, ce rendez-vous reste parfois mal identifié ou confondu avec l’entretien annuel d’évaluation. Voici ce qu’il faut retenir pour les entreprises de moins de 50 salariés.
Entretien de parcours professionnel : ce que prévoit la réglementation
Toutes les entreprises employant au moins un salarié sont concernées par l’entretien de parcours professionnel, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Une obligation RH distincte de l’entretien annuel
L’entretien de parcours professionnel est obligatoire et n’est pas un entretien d’évaluation des performances. Il ne sert pas à faire le point sur les objectifs, les résultats ou le comportement du salarié.
Son objectif est d’échanger sur :
- le parcours professionnel du salarié ;
- ses compétences ;
- ses besoins en formation ;
- ses perspectives d’évolution ;
- les évolutions possibles de son poste ou de son métier.
Cet entretien permet également d’anticiper les transformations de l’entreprise et d’accompagner les salariés dans le développement de leurs compétences.
Même dans une petite structure, ce temps d’échange peut devenir un véritable outil de fidélisation et de gestion des compétences.
Une nouvelle périodicité pour cette obligation RH
Désormais, l’entretien de parcours professionnel doit être organisé :
- dans l’année suivant l’embauche du salarié ;
- puis tous les 4 ans, au lieu de tous les 2 ans auparavant ;
- avec un entretien récapitulatif tous les 8 ans.
L’entretien doit également être proposé dans certaines situations particulières, notamment au retour :
- d’un congé maternité ;
- d’un congé parental ;
- d’un arrêt longue maladie ;
- d’un congé proche aidant ;
- d’un congé sabbatique ;
- d’un mandat syndical notamment.
Un entretien spécifique est également prévu :
- dans les 2 mois suivant la visite médicale de mi-carrière ;
- ainsi que dans les 2 années précédant les 60 ans du salarié.
En revanche, il n’est pas nécessaire d’organiser un nouvel entretien si le salarié en a déjà bénéficié dans les 12 mois précédant son retour.
Le respect de ces échéances fait partie des obligations RH de l’employeur et participe à la conformité RH de l’entreprise.
Un contenu différent selon le parcours et l’âge du salarié
Le contenu de l’entretien évolue selon le parcours et l’âge du salarié.
Avant 45 ans
L’entretien porte principalement sur :
- les compétences du salarié ;
- les évolutions possibles de son métier ;
- les besoins en formation ;
- les projets d’évolution professionnelle ;
- les dispositifs mobilisables comme le CPF, la VAE ou le bilan de compétences.
L’objectif est d’aider le salarié à développer son employabilité et à construire son parcours professionnel.
Après 45 ans
L’entretien aborde davantage :
- les conditions de travail ;
- la prévention de l’usure professionnelle ;
- l’adaptation du poste ;
- les besoins de formation ;
- les souhaits de mobilité ou de reconversion.
Cette approche vise notamment à favoriser le maintien dans l’emploi des salariés expérimentés.
L’entretien récapitulatif : un bilan RH du parcours professionnel
Tous les 8 ans de présence du salarié dans l’entreprise, l’entretien de parcours professionnel prend une dimension particulière : il devient un véritable état des lieux du parcours professionnel du salarié.
L’objectif de cet entretien récapitulatif est de vérifier que le salarié a bien bénéficié du suivi prévu tout au long de sa carrière dans l’entreprise.
Concrètement, l’employeur doit pouvoir démontrer que le salarié a bénéficié :
- des entretiens de parcours professionnel obligatoires ;
- mais également, lorsque cela était nécessaire, des entretiens organisés à l’issue de certaines absences ou dans les situations spécifiques prévues par les textes.
Cet état des lieux permet également de faire le point sur l’évolution professionnelle du salarié au cours des huit dernières années.
L’employeur vérifie notamment si le salarié a :
- suivi au moins une action de formation ;
- obtenu une certification, une validation des acquis de l’expérience (VAE) ou développé de nouvelles compétences ;
- connu une évolution salariale ou professionnelle.
La progression professionnelle ne se limite pas à une promotion hiérarchique. Elle peut également se traduire par :
- une évolution des responsabilités ;
- une montée en compétences ;
- un changement de poste ;
- ou encore une mobilité vers une nouvelle activité dans l’entreprise.
Pour les petites entreprises, cet entretien constitue surtout l’occasion de prendre du recul sur le parcours du salarié et sur les compétences développées au fil des années.
Quels risques en cas de non-respect des entretiens de parcours professionnels ?
De nombreuses petites entreprises n’ont pas toujours le temps ou les ressources pour assurer un suivi RH régulier. Pourtant, l’absence d’entretien de parcours professionnel peut entraîner plusieurs risques :
- difficultés lors d’un contrôle ;
- manque de traçabilité RH ;
- désorganisation du suivi des compétences ;
- tensions avec les salariés ;
- contentieux liés au non-respect des obligations (sanction par le versement au profit du salarié de dommages et intérêts).
Gestion RH : comment organiser et conduire un entretien de parcours professionnel ?
Comment bien préparer un entretien de parcours professionnel ?
L’entretien de parcours professionnel ne doit pas être improvisé. Bien préparé, il devient un véritable outil de gestion des ressources humaines. C’est aussi un temps d’échange utile aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.
Avant l’entretien, il est conseillé de :
- fixer une date suffisamment à l’avance ;
- prévoir un moment calme, sans interruption ;
- informer le salarié des thèmes qui seront abordés ;
- préparer une trame d’entretien.
L’employeur peut également réunir différents éléments utiles :
- les précédents entretiens ;
- les formations suivies ;
- les compétences développées ;
- les évolutions du poste ou de l’activité.
Cette préparation permet d’avoir un échange plus concret et tourné vers l’avenir.
Comment mener l’entretien de parcours professionnel ?
Même si aucun formalisme strict n’est imposé, il est préférable de structurer l’échange.
L’entretien peut s’organiser autour de plusieurs thèmes :
- le parcours du salarié depuis le dernier entretien ;
- les compétences utilisées et développées ;
- les difficultés rencontrées ;
- les souhaits d’évolution ;
- les besoins de formation ;
- les perspectives dans l’entreprise.
Pour favoriser le dialogue, il est conseillé de poser des questions ouvertes :
- « Comment vous sentez-vous dans votre poste actuel ? »
- « Quelles compétences aimeriez-vous développer ? »
- « Comment imaginez-vous votre évolution dans les prochaines années ? »
L’objectif est de créer un véritable échange et non un entretien descendant.
L’entretien doit également permettre d’identifier des actions concrètes :
- une formation ;
- une évolution des missions ;
- un accompagnement ;
- un aménagement du poste ;
- ou un projet de mobilité.
Adopter la bonne posture pendant l’échange
La qualité de l’entretien dépend aussi de la manière dont il est conduit.
L’objectif n’est pas de juger le salarié, mais d’échanger sur son avenir professionnel et sur les besoins de l’entreprise.
Formaliser un compte rendu écrit
À l’issue de l’entretien, un document récapitulatif doit être remis au salarié.
Ce compte rendu permet :
- de conserver une trace des échanges ;
- de formaliser les actions envisagées ;
- et de sécuriser l’employeur en cas de contrôle ou de litige.
Il est conseillé d’y faire apparaître :
- les sujets abordés ;
- les souhaits exprimés par le salarié ;
- les besoins de formation identifiés ;
- les actions envisagées.
Un véritable outil de gestion RH et de gestion des compétences
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’entretien de parcours professionnel peut rapidement devenir un véritable outil de gestion des ressources humaines et des compétences.
Bien utilisé, il permet :
- d’anticiper les besoins futurs ;
- de mieux connaître les attentes des salariés ;
- de préparer les évolutions de l’activité ;
- de fidéliser les équipes ;
- et de maintenir un dialogue régulier sur l’évolution professionnelle.
Au-delà de l’obligation légale, cet entretien peut donc devenir un levier concret pour accompagner les salariés et sécuriser les parcours professionnels dans la durée.
Pourquoi se faire accompagner en conseil RH ?
Pour de nombreuses entreprises, la gestion des ressources humaines représente un véritable enjeu au quotidien. Entre les obligations réglementaires, le suivi des salariés, la formation ou encore la gestion administrative, il n’est pas toujours simple de structurer efficacement les entretiens de parcours professionnel.
Pourtant, ces entretiens constituent aujourd’hui un outil important pour accompagner les salariés, anticiper les besoins en compétences et sécuriser les pratiques RH de l’entreprise.
Se faire accompagner en conseil RH permet notamment de :
- sécuriser les obligations légales de l’employeur ;
- mettre en place des outils et des supports adaptés ;
- organiser et structurer les entretiens de parcours professionnel ;
- préparer les trames d’entretien et les comptes rendus ;
- améliorer le suivi des compétences et des formations ;
- renforcer la gestion RH globale de l’entreprise.
Notre équipe peut vous accompagner dans la mise en place de vos entretiens de parcours professionnel, l’organisation des échéances, la préparation des supports et le suivi de vos obligations RH.
N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos besoins et bénéficier d’un accompagnement adapté à votre entreprise.
Découvrez également notre offre Conseil RH et notre article dédié aux obligations RH de l’employeur afin de sécuriser la gestion RH de votre entreprise.